Die Zusammenarbeit per Videokonferenz ist seit dem Coronajahr 2020 von der Ausnahme zur Regel geworden. Für kreatives Teamwork hat diese Art der Zusammenarbeit aber deutliche Nachteile. Das zeigt eine Studie von Melanie S. Brucks (Columbia University) und Jonathan Levav (Stanford University).
Die beiden Forscher haben ihre These zunächst in einem Laborexperiment mit 602 Probanden auf den Prüfstand gestellt. Die Probanden wurden nach dem Zufallsprinzip zu zweiköpfigen Teams zusammengestellt. Sie hatten die Aufgabe, innerhalb von fünf Minuten möglichst viele kreative Ideen zu einem Produkt zu entwickeln, und dann eine weitere Minute, um die beste dieser Ideen auszuwählen. Etwa die Hälfte der Teams arbeiteten in Präsenz an der Aufgabe, die andere Hälfte waren per Videokonferenz miteinander verbunden.
Dabei, und bei einem nachfolgenden Experiment mit 1.490 Probanden, zeigte sich, dass die virtuellen Teams im Durchschnitt deutlich weniger Ideen hervorbrachten als jene, die sich physisch im selben Raum befanden. Die Forscher sehen als einen Grund, dass der gemeinsame Raum in Videokonferenzen auf die Breite des Bildschirms begrenzt ist. Das führe zu einer stärkeren mentalen Fokussierung, die speziell für kreatives Teamwork nicht förderlich sei, so die Annahme. Die weiteren Ergebnisse scheinen den Forschern recht zu geben: Sie konnten keine Unterschiede in der Qualität der Ergebnisse feststellen, wenn es um die Auswahl der jeweils besten Ideen ging. Für Entscheidungsprozesse scheint ein enger Fokus nicht von Nachteil zu sein.
Auch nach dem Ende eines Video-Meetings hielt der beliebte Videokonferenz-Dienst Zoom das Mikrofon mancher Nutzer weiterhin offen. Das war zumindest der Eindruck vieler Nutzer, die über einen Mac an einer Zoom-Konferenz teilgenommen hatten. Seit macOS 12 Monterey macht der Mac über einen orangenen Punkt in der Menüleiste darauf aufmerksam, wenn Anwendungen auf das interne oder ein angeschlossenes Mikrofon zugreifen. Im Kontrollzentrum können die Nutzer die entsprechende Anwendung dann identifizieren.
Genau das war beim Zoom-Client auf dem Mac der Fall und wurde vom Hersteller erst mit der Ende Januar veröffentlichten Version 5.9.3 behoben. Gegenüber The Verge bestätigte ein Unternehmenssprecher das Problem, versicherte aber, dass trotz des Zugriffs von Zoom auf das Mikrofon keinerlei Audiodaten der Nutzer an die Videokonferenz-Plattform übertragen worden seien.
Das Videokonferenz-System, dessen Popularität mit Beginn der Covid-19-Pandemie einen enormen Schub erhielt, ist mehrfach wegen Sicherheitsproblemen ins Gerede gekommen. Einige davon kann der Nutzer selbst beheben. Im oben erwähnten Gespräche empfahl der Sprecher des Unternehmens Anwendern, grundsätzlich mit der jeweils aktuellsten Version des Zoom-Clients zu arbeiten.
Zoom ist zu einem der beliebtesten Videokonferenzsysteme avanciert. Doch in den Medien ist auch immer wieder von Sicherheitsproblemen die Rede.
Drei Schritte, mit denen du in Zoom für mehr Sicherheit sorgen kannst.
Schritt 1: Kennwörter, Warteraum, von innen abschließen
Es soll schon vorgekommen sein, dass Trolle so lange Meeting-IDs ausprobiert haben, bis sie Zugang zu einem bekommen haben. Dort haben sie dann herumgepöbelt – und schlimmeres. Dazu muss es aber nicht kommen. Logge dich im Browser in dein Zoom-Konto ein und rufe die “Einstellungen” auf. Schalte für alle Arten von Meetings die Kennwort-Abfrage ein. Also nicht nur für geplante, sondern auch für Sofort-Meetings und solche, die du mit einer persönlichen Meeting-ID durchführst. Damit keiner der eingeladenen Teilnehmer aus Versehen anderen den Zugang zu eurem Meeting weitergibt, deaktiviere außerdem die Option “Einbetten des Kennworts in den Meeting-Link” Von jetzt an vergibt Zoom für jedes Meeting ein Kennwort. Ohne dieses Kennwort kann niemand am Meeting teilnehmen. So wie niemand eine verschlossene Tür ohne Schlüssel öffnen kann. Eine Alternative oder Ergänzung dazu stellt der “Warteraum” dar. Jeder, der sich zu einem Meeting anmeldet, gelangt dann zunächst in einen Warteraum. Er kann dann erst am Meeting teilnehmen, wenn der Host ihn herein lässt. Bei einer großen Teilnehmerzahl, von denen es einige mit der Pünktlichkeit nicht so genau nehmen, ist das aber kaum praktikabel. In kleinen, überschaubaren Meetings hast du noch eine weitere Möglichkeit, ungebetene Gäste fernzuhalten: Sind alle geplanten Teilnehmer da, klicke im Meeting auf “Teilnehmer verwalten”, dann auf die kleine Schaltfläche “mehr” und abschließend auf “Meeting sperren”. Jetzt kann niemand weiteres mehr das Meeting betreten. Auch nicht, wenn er das Kennwort hat.
Schritt 2: Sicherheit in Zoom durch klare Regeln
Bei einer großen Zahl eingeladener Teilnehmer kannst du nie zu einhundert Prozent sicher sein, dass nicht doch einer davon die Zugangsdaten samt Kennwort bei Facebook, Twitter oder in einem anderen sozialen Netzwerk veröffentlicht hat. Oder dass eingeladene Teilnehmer sich aus Spieltrieb, Ungeschick oder bösem Willen beim Meeting störend verhalten. Schütze dein Meeting mit klaren Regeln und Berechtigungen. Logge dich auch dazu in dein Zoom-Konto ein, rufe die Einstellungen auf und schalte die “Bildschirmübertragung” ab, falls sie nicht benötigt wird. Es soll schon vorgekommen sein, dass Störer im Meeting einer Schulklasse per Bildschirmübertragung Pornos gezeigt haben. Benötigst du die Bildschirmübertragung in deinem Meeting, dann lege fest, dass nur ein Host seinen Bildschirm übertragen kann, aber keiner der übrigen Teilnehmer. Sollen mehrere Präsentationen halten, kannst du sie zu Co-Hosts machen – dazu gleich mehr. Eine weitere Regel: Wer fliegt, bleibt draußen. Deaktiviere dazu die Option “Entfernten Teilnehmern den erneuten Beitritt erlauben”. Wenn es wirklich nötig ist, einen Teilnehmer aus dem Meeting zu werfen, hat der dann keine Möglichkeit, gleich wieder ins Meeting zu kommen. Bevor du jemanden endgültig aus dem Meeting wirfst, weist dich Zoom aber zur Sicherheit noch einmal auf diese Konsequenz hin. Wem das zu drastisch ist, der hat direkt im Meeting auch die Möglichkeit, einen Teilnehmer stumm zu schalten und zu verhindern, dass dieser sein Mikrofon selbst wieder einschaltet.
Schritt 3: Ein Team aus Aufpassern
Kein Club ohne Türsteher, kein Konzert ohne Security: Besonders wenn du Meetings mit mehreren Dutzend Teilnehmern veranstaltest, verteile die Aufgaben auf mehrere Schultern. Such dir im Vorfeld ein paar besonders zuverlässige Teilnehmer, besprich mit ihnen, wie sie sich in welchen Fällen verhalten sollen, und weise ihnen im Meeting die Rolle eines Co-Host zu. Wenn sich dann ein Teilnehmer nicht benimmt oder ein ungebetener Gast herumpöbelt, stehen gleich mehrere Aufpasser parat, die für Ruhe im Meeting sorgen können. Ein Co-Host hat grundsätzlich die gleichen Rechte wie der Host eines Meetings, kann also Teilnehmer stummschalten, aus dem Meeting werfen oder – wenn die Bildschirmfreigabe auf Hosts beschränkt ist – seinen Bildschirminhalt präsentieren.
Der Videokonferenz-Dienst Zoom ist zu einem der beliebtesten seiner Art avanciert und hat seinen Konkurrenten von Microsoft (Skype) und Google (Hangouts) den Rang abgelaufen. Der Dienst ist stabil auch bei einer großen Teilnehmerzahl, selbst von technischen Laien einfach zu bedienen, bietet Software für Windows, Mac, Android und iOS. Hier fünf plus eins Tipps für Videokonferenzen mit Zoom:
Alle Tipps im Video:
Tipp 1: Mikrofon ein- und ausschalten, ganz einfach
Wenn sehr viele gleichzeitig an einer Videokonferenz mit Zoom teilnehmen, ist es am besten, wenn alle, die gerade nichts zu sagen haben, ihre Mikrofone stumm geschaltet lassen, und sie erst einschalten, unmittelbar bevor sie sich zu Wort melden.
Mit der Maus ist das aber eine umständliche Klickerei: Mauszeiger finden, damit übers Mikrofon fahren, drauf klicken, reden, nochmal draufklicken. Viel einfacher geht’s mit der Leertaste:
Wenn du einen kurzen Kommentar geben möchtest, halte die Leertaste gedrückt, so lange du sprichst. Sobald du sie loslässt, ist dein Mikrofon wieder stumm.
Willst du etwas länger sprechen, drücke stattdessen die Tastenkombination ALT + A, um das Mikrofon einzuschalten. Drücke danach nochmal ALT+A, um es wieder abzuschalten.
Tipp 2: Auch bei ausgeschalteter Kamera Gesicht zeigen
Wenn du in Videokonferenzen mit Zoom nicht immer deine Kamera einschalten möchtest – vielleicht, weil du dir gerade Kaffee über das Hemd gekleckert hast -, aber auch in solchen Situationen Gesicht zeigen willst, dann erstelle ein kostenloses Basis-Konto bei Zoom. Bearbeite dann dein Profil und lade ein Selfie hoch, auf dem du so aussiehst, wie du gern gesehen werden möchtest.
Klicke dazu auf der Zoom-Website auf “Profil”, dann auf das graue Kopf-Symbol. Im nächsten Schritt klickst du auf “Hochladen”, suchst ein passendes Foto von deinem PC aus und ziehst dir mit der Maus den Ausschnitt zurecht, den du anzeigen lassen möchtest.
Wenn du in Zukunft deine Kamera in Zoom abschaltest, erscheint dann das ausgewählte Foto anstelle deines Kamerabildes.
Tipp 3: Wenn dein Wohnzimmer nicht aufgeräumt ist
Wenn du deine Umgebung gerade lieber niemandem zeigen möchtest, wechsle am besten den Hintergrund. Klicke auf den aufwärts gerichteten Pfeil neben der Kamera und dann auf “Wählen Sie einen virtuellen Hintergrund”. Such dir danach einen der Hintergründe aus, die Zoom dir anbietet, oder wähle ein Video oder ein Foto, das du auf deinem PC hast.
Achtung: Das funktioniert am besten bei einer hellen, gleichmäßigen Beleuchtung. Sonst passiert es leicht, dass Teile deines Körpers oder deiner Frisur vom virtuellen Hintergrund verschluckt werden.
Tipp 4: Digitale Hautpflege
Lässt deine Notebook-Kamera dich ganz schön alt aussehen? Zoom bietet eine digitale Verjüngungskur. Tippe, wie eben gezeigt, auf den aufwärts gerichteten Pfeil neben der Kamera und dann auf Videoeinstellungen. Im dann erscheinenden Dialog setzt du ein Häkchen bei “Mein Erscheinungsbild retuschieren”.
Ab sofort wirkt deine Haut wesentlich glatter. Von jetzt an siehst du so jung aus, wie du dich fühlst.
Tipp 5: Gemeinsam Musik hören
Mit Zoom kannst du auch mit anderen Konferenzteilnehmern gemeinsam Musik hören. Starte dazu die Musik, die ihr hören wollt, zunächst auf deinem PC. Wechsle dann zurück zur Zoom-Konferenz und klicke auf die große Schaltfläche unten in der Mitte “Bildschirm freigeben”. Im nächsten Dialogfenster wählst du den Reiter “Erweitert” und dann “Nur Computerton”. Klicke danach auf “Teilen”. Die Musik von deinem PC ist auf allen mit der Konferenz verbundenen Geräten zu hören.
Bonus-Tipp: Schick deinen Klon ins Meeting
Vorsicht: Wenn du diesen Tipp in beruflichen Videokonferenzen mit Zoom in die Tat umsetzt, kann dich das eventuell den Job, sehr wahrscheinlich aber die nächste Beförderung kosten – falls du erwischt wirst. Aber weil du ein verantwortungsbewusster Erwachsener bist, der weiß, was sich gehört, erzähle ich ihn dir trotzdem:
Nimm zunächst, zum Beispiel mit deinem Smartphone, ein Video aus der selben Perspektive auf, aus der du auch bei einem Meeting in die Kamera schaust. Blicke aufmerksam in die Kamera, nicke von Zeit zu Zeit zustimmend – eine Minute sollte reichen.
Dann verwende diese Aufnahme als virtuellen Hintergrund, wie in Tipp 3 beschrieben. Bei der nächsten motivierenden Rede deines Chefs fällst du durch höchste Aufmerksamkeit auf – auch wenn du tatsächlich währenddessen ein Nickerchen machst.
Aber Achtung: Spätestens wenn er dich direkt anspricht, bemerkt dein Chef die Schummelei. Chefs, die bei Besprechungen grundsätzlich nicht mehr als ein zustimmendes Nicken erwarten, dürften mit deinem digitalen Alter Ego aber zufrieden sein.
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